Zelf algemene voorwaarden schrijven

Mijn persoonlijke ervaringen

Online vragen over het ondernemerschap worden al gauw beantwoord met “dan moet je naar een jurist!”. Het wordt soms zo stellig gebracht, dat je het gevoel krijgt dat jij de enige bent die het zelf wil doen. Het lijkt soms wel alsof alle ondernemers naar een jurist (of notaris of fiscalist) gaan voor al hun papierwerk. Maar de werkelijkheid is heel anders. Als je de algemene voorwaarden van heel wat kleine bedrijven doorleest, kun je zien dat er vaak geen jurist aan te pas is gekomen. Vaak is er vlijtig gecopy-paste van de concurrent en andere online voorbeelden. Je bent niet de enige als je besluit het zelf te doen, en daar is op zich niks mis mee.

Photo by Kaitlyn Baker on Unsplash

Ik ben geen jurist. En toch durfde ik het, net als zo veel andere bedrijven en ondernemers, wel aan om zelf de algemene voorwaarden voor jodiBooks te schrijven. In dat proces van schrijven heb ik heel wat algemene voorwaarden in handen gehad. Ook heb ik heel wat uren op internet doorgebracht, om te begrijpen wat je van de wet in je algemene voorwaarden moet zetten en welke dingen je absoluut niet mag doen.

In deze blogpost ga ik je niet vertellen wat jij precies moet doen als je je eigen algemene voorwaarden wilt schrijven. Dat kan ik niet, want het moet afgestemd worden op de onderneming: afhankelijk van wat jij doet en wie jouw klanten zijn, zien jouw algemene voorwaarden er dus heel anders uit dan die van ons. Maar ik kan je wel vertellen wat ik ervan heb opgestoken.

Voordelen van zelf schrijven

Ik vind het helemaal geen slecht idee om zelf je algemene voorwaarden op te stellen. Als je het helemaal zelf doet, dan bespaar je allereerst natuurlijk geld. Maar laat je daar niet door afleiden: het kost je ook tijd. En dat is weer tijd die je niet aan je product of dienst besteedt. En als je fouten maakt, kost het je misschien wel meer geld dan je had bespaard. Nee, de voordelen zitten hem vooral in het feit dat je precies weet wat er in je algemene voorwaarden staat. Je weet dus precies jouw rechten en plichten en die van jouw klant.

Ook als je standaard algemene voorwaarden gebruikt voor jouw beroepsgroep, of een jurist inschakelt, is het denk ik een goed idee om in elk geval wat voorbeelden door te lezen. Doorlezen van de voorwaarden van anderen, geeft je ideeen over hoe je bijvoorbeeld je aansprakelijkheid in kunt perken.

Wil je het toch zelf doen, dan heb ik wel een paar puntjes van aandacht voor je. Dit lijstje is vast niet compleet, maar het is hetgene wat mij het meeste is bijgebleven van het schrijven van onze eigen algemene voorwaarden.

Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash

Valkuil 1: Blind kopiëren

Je kunt maar beter niet blind de algemene voorwaarden van je buurman kopiëren. Wie zegt dat die buurman geen wijzigingen heeft gemaakt die onrechtsgeldig zijn?

Als je een ondernemer vindt die hetzelfde beroep uitoefent als jij, of een soortgelijke dienst levert, dan kan het heel aanlokkelijk zijn om zijn of haar algemene voorwaarden over te nemen. Je verandert gewoon de bedrijfsnaam en voila, je bent er. Maar de volgende valkuilen laten wel zien wat er allemaal fout kan zijn aan de voorwaarden. Kopiëer dus nooit zomaar van een ander.

Valkuil 2: Leveren aan consumenten met ongeldige voorwaarden

Als jij levert aan andere ondernemers (business-to-business of B2B), dan mag je meer vastleggen dan wanneer je aan consumenten levert. Let daar goed op. Het consumentenrecht is erg strict.

De belangrijkste regel is denk ik deze: Je mag je aansprakelijkheid niet inperken of uitsluiten als je aan consumenten levert.

Dat betekent dat een clausule van de vorm “wij zijn niet aansprakelijk voor…” gewoonweg echt niet kan.

Valkuil 3: De zwarte lijst

In de wet is een zwarte lijst van bedingen opgenomen. Een beding wat op de zwarte lijst voorkomt, is ongeldig.

Valkuil 4: De grijze lijst

In de wet is ook een grijze lijst van bedingen opgenomen. Een beding wat op deze lijst voorkomt, is waarschijnlijk ongeldig. Dat zal een rechter moeten bepalen. Je kunt het maar beter voorkomen.

Valkuil 5: Aansprakelijkheid te ver beperken

Als je levert aan andere ondernemers, dan kun je in je algemene voorwaarden je aansprakelijkheid inperken. Het is vast heel aanlokkelijk om op te schrijven “Wij zijn niet aansprakelijk voor gebreken aan het product”. maar dat mag niet.

Je algemene voorwaarden moeten in elk geval duidelijk vermelden dat als jou “roekeloosheid, opzet of grove schuld” valt aan te rekenen, de beperking of uitsluiting van de aansprakelijkheid niet van toepassing is. Ofwel, als jij een ondeugdelijk product hebt gemaakt, dan ben je wel degelijk aansprakelijk. Dat moeten je algemene voorwaarden ook duidelijk tonen. Doe je dat niet, dan kan de rechter weleens je hele algemene voorwaarden ongeldig verklaren!

Valkuil 6: Ongeldige vrijwaringsclausules

Een vrijwaring is een manier om te zeggen “ik neem meer verantwoordelijkheden op me”. Iemand anders vrijwaren van aanspraken door derden, betekent zoveel als tegen hem of haar zeggen “als iemand met een claim naar je toekomt, mag je hem naar mij doorsturen”. Dat kan twee kanten op werken:

  • Als een verkoper zijn klant vrijwaart, dan betekent dat dat de klant eventuele claims door kan sturen naar de verkoper. Gaat er iets mis met het product, dan gaat de claim regelrecht naar de verkoper. Die verkoper moet zijn klant dan schadeloos stellen.
  • Als de klant een verkoper vrijwaart, dan betekent het dat juist de verkoper eventuele claims door kan sturen naar de klant!

Een voorbeeld van die laatste is een garagehouder die na reparatie bij de proefrit een ongeluk krijgt met de auto. In de algemene voorwaarden stond dat de klant de garage vrijwaarde voor claims van derden. Ofwel, de klant moest betalen. Daar was de klant het niet mee eens, maar de rechter gaf aan dat dit toch wel geldig was, want de klant was tenslotte degene met de verzekering.

Ook vrijwaringsclausules zijn mogelijk ongeldig. Je moet er dus voorzichtig mee om gaan. Als jij jouw klant vrijwaart, dan zal je klant daar waarschijnlijk niet over klagen. Maar als je het omdraait en je stelt in je algemene voorwaarden dat jou klant jou vrijwaart, dan moet je zorgvuldig te werk gaan. Als je opschrijft “de klant vrijwaart de verkoper voor aanspraken van derden”, dan zou dat bijna betekenen “als het dak van de verkoper ineens gaat lekken, dan kan hij de rekening lekker naar z’n klanten sturen”. Dat is natuurlijk niet okee.

Het is dus van belang dat je ook opschrijft dat dit niet geldt als de klant er helemaal niks aan kon doen. Als hem ‘niets te verwijten viel’.

Photo by Tyler B on Unsplash

Valkuil 7: Kopiëren en samenvoegen kan leiden tot tegenspraak

Dit is de leukste, vind ik. Ik heb heel wat algemene voorwaarden doorgespit, en ik kwam algemene voorwaarden tegen die zichzelf tegenspraken!

Een hele mooie waren deze drie artikelen, allemaal uit dezelfde algemene voorwaarden van een online dienstverlener.

Artikel A [Bedrijf] verplicht zich om onderhoudswerkzaamheden aan haar netwerk van tevoren te kondigen.Van verwachte impact en tijdsduur zal door [bedrijf] een inschatting worden gegeven.

Artikel B [Bedrijf] zal onderhoud, voor zover mogelijk, van tevoren bekend maken via e-mail.

Artikel C Op het moment van een storing, onderhoud of het niet beschikbaar zijn van diensten, kan [bedrijf] niet garanderen vooraf of tijdig hierover te communiceren.

Prachtig toch? Eerst verplichten ze zich om vooraf te communiceren, dan zeggen ze dat ze het zullen doen als het lukt, en tot slot zeggen ze dat ze ‘t niet kunnen garanderen. Mooi stukje copy-paste werk.

Maar gevaarlijker wordt het als je eerst je aansprakelijkheid inperkt of uitsluit, om vervolgens in dat een ander artikel nog een keer te doen, maar op een andere manier. Kijk eens naar de voorwaarden van een andere online dienstverlener:

Artikel D. [Bedrijf] sluit iedere aansprakelijkheid uit voor indirecte schade die geleden wordt dooor het gebruik van de door [bedrijf] geleverde diensten, met uitzondering van situaties [..] opzet of grove nalatigheid [..]

Artikel E. Indien omstandigheden [bedrijf] noodzaken acuut onderhoud uit te laten voeren [..] dan bestaat de mogelijkheid dat [bedrijf] geen tijdige aankondiging kan geven. [Bedrijf] kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die hieruit kan ontstaan.

Het eerste artikel zegt “niet aansprakelijk tenzij het onze schuld is”. Maar het tweede artikel laat die “tenzij” achterwege. Is dat wel okee? Het eerlijke antwoord is: Ik weet het niet. Misschien hebben ze wel een jurist ingeschakeld en klopt dit helemaal. Maar wat nou als het bedrijf geen tijdige aankondiging van onderhoud kon geven doordat ze zelf een grove fout hebben gemaakt? Als iemand stond te roken in de serverruimte, de brandmelder afging en er water over de servers heen kieperde? Is dat dan niet de schuld van het bedrijf? En als je klant bij ze bent en je kunt niet bij je gegevens op het moment dat je daar absoluut wel bij moet kunnen? Dit soort dingen maken het lastiger om je eigen voorwaarden op te stellen. Een jurist die gespecialiseerd is in algemene voorwaarden die weet uit ervaring hoe hier mee om wordt gegaan.

Met tegenspraak in je algemene voorwaarden is het de vraag welk artikel de rechtspraak vindt dat er van toepassing is. Probeer dus te vermijden dat je twee keer bijna hetzelfde zegt in je algemene voorwaarden, want in die ‘bijna’ zit het hem nou juist…

Als je net als ik een leek bent, kun je je in je algemene voorwaarden beter op de kern richten, en niet proberen al te veel bijzondere gevallen af te vangen. Hoe meer bijzondere gevallen je probeert te vangen, hoe groter de kans dat je jezelf ergens tegenspreekt.

Wanneer wel of niet zelf opstellen?

Ik denk dat de keuze voor zelf schrijven of niet, met een paar simpele vragen te beantwoorden is.

  1. Ben je aangesloten bij een beroepsvereniging? Hebben die standaard algemene voorwaarden voor jouw beroep of bedrijf? Kun je die gratis opvragen en gebruiken? Gebruik die dan vooral.
  2. Heb je geld als water? Huur gewoon een jurist in om jouw algemene voorwaarden precies op maat te maken. 😉
  3. Heb je wel wat budget? Dan kun je overwegen om standaard voorwaarden in te kopen. Er zijn online juristen bureaus die voor kleine bedragen standaard algemene voorwaarden aanbieden. Let wel op dat deze dus niet toegespitst zijn op jouw bedrijf en jouw unieke situatie.
  4. Krap bij kas? Of ben je net gestart met je bedrijf en heb je al een hele hoop grote aankopen moeten doen, waardoor je niet al te veel geld meer (over) hebt? Heb je bovendien zin om dit zelf te doen? Ben je een muggenziftereersteklas? Gewoon doen. Als je net als ik precies wilt weten hoe de vork in de steel zit, dan vind je dit vast nog leuk om te doen ook. Ik in ieder geval wel 🙂

Leave a Reply