jodiBooks doet btw aangifte

Wat moet je bijhouden en hoe doe je aangifte? En wat doe je met kosten gemaakt voor de oprichting van je bedrijf?

Ieder kwartaal moet je als ondernemer aangifte doen voor de omzetbelasting (btw). Je kunt het eigenlijk niet vergeten, want de belastingdienst stuurt je een e-mail als het (bijna) zover is. Ze sturen de e-mail uiteraard 2 weken te vroeg, waardoor hij ondersneeuwt in je mailbox. Of, in mijn geval, mij daar 2 weken zenuwachtig staat te maken. Ik ga namelijk niet al aangifte doen als de periode nog bezig, maar kan de mail niet afwerken en archiveren. Diana is de sloddervos van ons 2-en en heeft er weinig problemen mee, maar ik wil dit soort dingen juist heel netjes geordend hebben.

Om een of andere reden, die ik nog niet helemaal begrijp, maken belastingaangiftes mij altijd zenuwachtig. Het is niks rationeels, want ik weet dat er niks ernstigs gaat gebeuren als ik het fout invul. Ik krijg misschien een (chagrijnige) belastinginspecteur aan de lijn of een brief met een verzoek om de aangifte te verbeteren. Of een boete. Allemaal niet leuk, maar geen ramp. jodiBooks blijft gewoon bestaan. Het is denk ik vooral dat ik niet wil dat die inspecteur denkt dat ik dom ben.

Hoe dan ook, het invullen duurt bij mij dus altijd langer dan nodig, omdat ik alles 6 keer doorreken en controleer voordat ik op ‘volgende’ of ‘akkoord’ klik.

Wat moet je bijhouden?

Voordat je iets kunt gaan bijhouden, moet je natuurlijk al je facturen en bonnetjes goed bewaren. Let ook goed op dat je facturen krijgt waarop het btw-nummer van de leverancier vermeld staat.

Inkomsten

Van je eigen facturen noteer je het bedrag waarover jouw klant btw betaalt. Jij int dit bedrag namelijk namens de belastingdienst. Ook noteer je hoeveel btw betaald is. Aan het einde van een kwartaal, tel je alle inkomsten en alle btw van dat kwartaal bij elkaar op. Je hebt dan twee bedragen:

  1. totaal excl. btw
  2. totaal btw

Om dit makkelijker te maken kun je hier een boekhoudpakket of een excelsheet voor gebruiken. Of natuurlijk jodiBooks :). Ik gebruik nu nog Wave Accounting, maar uiteindelijk wil ik zelf ook jodiBooks gaan gebruiken. Wave is gratis, maar best wel intimiderend. Je moet een hoop zelf instellen en soms flink zoeken waar je wat moet invullen.

Uitgaven

Voor uitgaven geldt ongeveer hetzelfde. Je noteert het bedrag waarover btw gerekend wordt (excl. btw) en hoeveel btw je betaald hebt. Ook schrijf je nu op welk tarief is gebruik: 0%, 6%, 21% of vrijgesteld. Aan het einde van een kwartaal, tel je de btw van dat kwartaal bij elkaar op. Je hebt dan twee bedragen:

  1. totaal btw laag (6%)
  2. totaal btw hoog (21%)

Ook hier kun je een boekhoudpakket of een excelsheet voor gebruiken. Je zou puur voor het bijhouden van de btw ook jodiBooks kunnen gebruiken. Wat jodiBooks echter (nog) niet kan is het toekennen van categorieën. Je kunt dus niet bijhouden of de uitgave bijvoorbeeld advertentiekosten is, zoals in het voorbeeld hieronder.

De factuur voor onze visitekaartjes ingevuld (en als betaald gemarkeerd) in Wave Accounting.
De factuur voor onze visitekaartjes ingevuld (en als betaald gemarkeerd) in Wave Accounting.

Verlegde btw

Bovenstaande punten zijn de rechttoe rechtaan gevallen. Helaas is het allemaal niet zo simpel. Ik ga dat hier niet allemaal uitleggen. Sterker nog, dat kan ik ook niet, want ik weet niet wat er allemaal mogelijk is. Er is echter een “speciaal” geval waar ik nu wel iets over weet.

Wij hebben geëxperimenteerd met Facebook/Instagram advertenties. Daar hebben we voor betaald en dus moet er btw betaald worden. Maar Facebook zit niet in Nederland en betaald geen btw. Dat laat Facebook aan jou over. Fijn… Dit wordt het verleggen van btw genoemd.

Waar het op neer komt is dat jij de btw betaalt en meteen terugvraagt. Klinkt omslachtig en dat is het ook. Maar zo kan de belastingdienst wel registreren dat er iets is gebeurd. Zorg er wel voor dat je je btw nummer in je Facebook ad-account vermeld.

Wave kan hier helaas niet mee omgaan. Wave is een Canadees bedrijf en heeft de specifieke EU regels niet verwerkt, dat moet je zelf doen. Ik heb ervoor gekozen om dan maar een 0% tarief te kiezen. Zo klopt het te betalen bedrag met het daadwerkelijk betaalde bedrag. Ik heb €15 overgemaakt naar Facebook en dat zet ik dus ook op mijn ‘bon’.

De factuur voor een Facebook advertentie ingevuld (en als betaald gemarkeerd) in Wave Accounting.
De factuur voor een Facebook advertentie ingevuld (en als betaald gemarkeerd) in Wave Accounting.

Aan het einde van het kwartaal krijg ik een naast de bedragen voor laag en hoog een derde btw bedrag ‘totaal btw import’. Dit bedrag is altijd €0, dus dat moet ik verder met de hand uitrekenen (en niet vergeten), in onderstaand geval zou het €6,30 zijn (21% van €30).

Dit gaat goed zolang het bedrijf binnen de EU zit. Google bijvoorbeeld stuurt ook zijn facturen vanuit Ierland. Maar bijvoorbeeld Vimeo vanuit de US. Daar gelden weer andere regels voor. Bij Jortt hebben ze daar een stukje over geschreven: https://www.jortt.nl/boekhouden/hoe-boek-ik/hoe-boek-ik-een-google-factuur/

Hoe doe je aangifte?

In de aangifte geef je uiteindelijk aan hoeveel btw je betaald hebt en hoeveel je ontvangen hebt. De belastingdienst rekent dan uit hoeveel jij moet overmaken naar hen, of andersom.

Wat moet je invullen en waar

Aangifte kun je via de website van de belastingdienst doen. Dat is best makkelijk en als je weet wat je moet invullen zo gepiept. Daar zat voor mij een probleem, want ik wist niet wat alles betekende en wat ik nou moest invullen. Dat allemaal uitzoeken is een heel gedoe. Die ellende wil ik jullie besparen door er hier stap voor stap doorheen te lopen.

Stap 1: inloggen

Ga naar de site van de belastingdienst en zoek de ‘inloggen’ knop. Nu zit hij rechtsboven, maar ze kunnen hem zo weer ergens anders planten. Kies vervolgens voor ‘Voor ondernemers’.

Je komt vervolgens op minder flitsende website waar je echt kunt inloggen: ‘Inloggen ondernemers’. Je gebruikersnaam en wachtwoord heb je als het goed is van de belastingdienst gekregen.

Stap 2: invullen makkelijke dingen

Zodra je bent ingelogd krijg je een overzicht van alle aangiftes. Wij doen nu aangifte voor het 2e kwartaal, dus die klik ik aan (de blauwe).

Ja, ik heb iets aan te geven. De contactpersoon ken ik, dat ben ik. En ik weet ook het jodiBooks telefoonnummer. Deze ‘Akkoord’ durf ik nog gewoon aan te klikken.

Stap 3: invullen inkomsten

Op dit moment hebben we nog geen betalende klanten. We hebben dus ook geen inkomsten en innen nog geen btw. Dus leveren we nog geen prestaties (en bedankt Belastingdienst, ‘geen prestaties’ is wel heel confronterend, we werken er heel hard aan…). Weer een makkelijke maar pijnlijke ‘Akkoord’.

We hebben niks geleverd, dus ook niks waarbij we de btw verlegd hebben. Dat zijn wij sowieso niet van plan, maar ook hier vullen we dus weer €0 euro in.

Prestaties in het buitenland? We wish, “als we later groot zijn”, zeg maar 😀

Stap 4: invullen uitgaven

En nu het moeilijke stuk. We hebben de verlegde btw van Facebook. Hoe vullen we die in? Facebook factureert voor de EU vanuit Ierland, een land binnen de EU. We hebben €30 betaald en daarover moeten we de verlegde btw betalen, €6,30.

De belastingdienst houdt blijkbaar niet van komma’s, dus moet je het bedrag afronden op hele euro’s. Naar beneden, naar boven? Het kostte wat zoeken en dubbel checken, maar je mag afronden in jouw voordeel. Awesome, 30 cent winst 😀

Dit vond ik zelf de lastigste stap. Je hoeft het minste in te vullen (1 bedrag), maar het kostte mij het meeste werk om erachter te komen wat dit bedrag moest zijn. En toen vergat ik de eerste keer ook nog de helft…

Maar als je alles goed hebt bijgehouden en niet bezwijkt onder de spanning, vul je hier de btw in die jij betaald hebt. Dus je telt de bedragen btw laag, btw hoog en btw import bij elkaar op. In mijn geval was dat dit keer €49.

Durf ik op Akkoord te klikken… Na 3 keer controleren wel.

Stap 5: afronden

Je krijgt nu een overzicht te zien van alles wat je in de voorgaande schermen hebt ingevuld. Shit, dan had ik niet al die schermen door hoeven gaan om te controleren op typfouten… Vervolgens ondertekenen, een functie verzinnen (maakt het uit als je alleen of met zijn 2-en bent?), 6 keer diep ademhalen en verzenden.

Ik kies er daarna altijd voor om het overzicht en de bevestiging op te slaan als pdf. Dan hoef ik niet in te loggen om terug te kijken wat ik heb ingevuld. En het staat netjes in mijn eigen administratie.

In onderstaand overzicht zie je in 4b en 5a dat we de €6 verlegde btw “hebben we betaald”. In 5b vragen we die samen met de €43 die we aan btw laag en hoog betaald hebben weer terug. In 5c de bevestiging dat we inderdaad €43 terugkrijgen. De verlegde btw valt dus weg.

Foutje

Wat nou als je iets vergeet in te vullen en net nadat je op verzenden klikt daar aan denkt? Wij hebben het ‘uitgeprobeerd’. De eerste keer zaten wij sowieso met het verrekenen van de opstartkosten (vertel ik zometeen meer over). Dat was zo’n gedoe om uit te zoeken, dat we blij waren dat we die eindelijk wisten wat we ermee moesten doen. En toen vergat ik alle andere btw die we in kwartaal 1 hadden betaald.

Gelukkig kun je tot €1000 alsnog verrekenen in het volgende kwartaal. Dat betekent wel dat je een hoop handmatig moet bijhouden, je boekhoudpakket gaat er vanuit dat je alles netjes op tijd doorgeeft.

Opstartkosten

Wat nou als kosten hebt gemaakt voor oprichting? En dus ook al btw betaald hebt? Dit schijnt een hele moeilijke vraag te zijn. Zelfs bij de belastingdienst waren de meningen verdeeld.

De eerste keer dat we belden kregen we uiteindelijk het advies om alle facturen van de opstartkosten op te sturen met ‘een verzoek tot beschikking van de btw’. De inspecteur die mijn brief kreeg, belde op met de vraag waarom ik die facturen opstuurde. Ik kon ze namelijk gewoon verrekenen in de eerste btw-aangifte. Zij ging er verder niks mee doen.

Dus, als je alles netjes bijhoudt en het totale btw bedrag is minder dan €1000 euro, dan kun je de btw over je opstartkosten via het hierboven gebruikte formulier terugvragen. Heb je meer btw betaald, dan moet je een suppletieformulier invullen.

Twijfel?

Als je nog steeds twijfelt of als je niet vertrouwt dat je zelf alles goed hebt bijgehouden en ingevuld. Vraag het dan aan je boekhouder. Alle informatie is terug te vinden op internet en ik ben koppig genoeg om het zelf helemaal uit te zoeken en te proberen. Maar het heeft geen zin om ermee te stoeien en het fout in te vullen. Dat kost veel te veel frustratie en stress (en misschien wel boetes).

De belastingdienst doet zijn best om het invullen zo makkelijk mogelijk te maken. En het formulier is wat dat betreft goed gelukt. Helaas is de btw wetgeving gewoon heel complex. Dus het is bijna niet in simpele taal uit te leggen. Daar kan de belastingdienst ook weinig aan doen. Hoewel ze wel iets meer hun best mogen doen. De informatie op hun site is heel summier.

Wil je toch meer weten, dan kom je op sites uit van belasting experts, accountants en boekhouders. Zij hebben dan weer de neiging om de uitleg heel technisch te houden en veel jargon te gebruiken. Ook geen pretje om je doorheen te worstelen.

Hopelijk heb ik je kunnen laten zien, dat het invullen best mee valt. En dat het voor de meeste zzp’ers en eenmanszaken niet zo moeilijk is. Zeker als je alleen maar zaken doet binnen Nederland.

Leave a Reply