Privacyverklaring

Versie: 27 oktober 2018

Liever een PDF? Download hem hier

Dit is onze privacyverklaring. Je zult, op het moment dat je onze diensten aanvraagt, worden gevraagd deze verklaring te accepteren. Accepteer je de privacyverklaring niet, dan kun je geen gebruik maken van onze diensten.

Met deze privacyverklaring informeren we jou over de persoonsgegevens en bedrijfsgegevens die we van je vragen en waarom we deze gegevens van je vragen. Ook vertellen we je hoe lang we deze gegevens bewaren en met wie we deze informatie delen.

Het is de bedoeling dat een privacyverklaring beknopt, transparant, begrijpelijk en toegankelijk is, en dat deze duidelijke en gewone taal gebruikt. We hebben een document geschreven wat volledig en precies is, maar zo toch beknopt en duidelijk mogelijk. Mocht Je vragen hebben, neem dan gerust contact met Ons op.

Inhoudsopgave

Artikel 1: Definities

Om deze privacyverklaring begrijpelijk en leesbaar te houden, zullen Wij de volgende begrippen gebruiken:

1.1: Wij (Ons, Onze): De privaatrechtelijke rechtspersoon jodiBooks B.V., statutair gevestigd te Eindhoven en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 70590680
1.2: Jij (Je, Jou, Jouw): Jij, een ondernemer (rechtspersoon of natuurlijk persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf), die met Ons een Overeenkomst heeft voor het gebruik van Onze Diensten.
1.3: Diensten: De door ons aangeboden elektronische diensten. Dit zijn digitale diensten die langs de elektronische weg (over het internet) worden geleverd.
1.4: Overeenkomst: De overeenkomst tussen Jou en Ons voor het leveren van Diensten door Ons aan Jou waarvan deze voorwaarden deel uitmaken.
1.5: Schriftelijk: Op schrift gesteld of langs de elektronische weg, zoals bedoeld in artikel 6:227a van het Burgerlijk Wetboek.

Artikel 2: Gegevensverwerking

Wij vragen gegevens van Jou die Wij nodig hebben voor het uitvoeren van onze verplichtingen uit de overeenkomst, of als Wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die Wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

2.1: Gegevens van jou
Om Onze Diensten zo goed mogelijk voor Jou te laten werken, hebben wij de volgende gegevens nodig van Jou. Dit zijn gegevens die Wij zullen gebruiken voor berichtgeving aan Jou. Merk op: Als onderdeel van onze fiscale bewaarplicht, bewaren Wij (delen van) onze correspondentie met Jou gedurende zeven jaar.
Wat Wanneer Wat doen we ermee
Jouw voor- en achternaam Bij registratie We gebruiken dit om Jou correct aan te spreken in al Onze berichtgeving aan Jou.
Je e-mailadres Bij registratie Om aan Onze verplichten van de overeenkomst te voldoen, moeten we Jou bijvoorbeeld op de hoogte houden van updates en storingen. Dit zullen Wij via e-mail doen. Ook sturen Wij Je per e-mail je facturen toe voor het gebruik van jodiBooks.

Tot slot is Je e-mailadres ook Je gebruikersnaam bij jodiBooks. Door het e-mailadres te gebruiken als gebruikersnaam, hopen we dat het gemakkelijker voor Jou is om dit deel van de inloggegevens te onthouden.
2.2: Gegevens van jou (optioneel)
Sommige gegevens kun Jij aan ons verstrekken om gebruik te maken van bepaalde jodiBooks functies. Wanneer Je geen klant meer bij ons bent, verwijderen we deze gegevens na drie maanden, of eerder wanneer Je ons daar Schriftelijk om verzoekt.
Wat Wanneer Wat doen we ermee
Je telefoonnummer Indien Jij dit wenst Met jodiBooks kun Je facturen aan Jouw klanten maken. Op deze facturen komt Jouw telefoonnummer te staan, indien gewenst. (Wij zullen Jou nooit bellen, tenzij Je ons daar expliciet om gevraagd hebt.)
2.3: Gegevens van jouw bedrijf
Als onderdeel van onze fiscale verplichtingen, moeten Wij aan kunnen tonen dat Je ondernemer bent in Nederland. Je bedrijfsnaam, bankrekeningnummer, bedrijfsadres, KvK-nummer en btw-nummer vragen Wij van Je om aan te kunnen tonen dat Onze Diensten aan Jou belast zijn in Nederland. De volgende gegevens vragen Wij daarom van je en Wij bewaren ze zeven jaar lang om te voldoen aan van onze fiscale bewaarplicht.
Wat Wanneer Wat doen we ermee
Je bedrijfsnaam Bij registratie We richten Onze facturen voor het gebruik van jodiBooks aan Jouw bedrijf.
Je bedrijfsadres Bij afsluiten van een betaald jodiBooks pakket We richten Onze facturen voor het gebruik van jodiBooks aan jouw bedrijf.

Met jodiBooks kun Je bonnen voor Jouw klanten maken. Op deze bonnen komt, indien Je Ons daar opdracht toe geeft, Jouw bedrijfsadres te staan.
Je KvK-nummer Bij afsluiten van een betaald jodiBooks pakket We bewaren jouw KvK-nummer als bewijsstuk dat je ondernemer bent in Nederland.

Met jodiBooks kun Je bonnen voor Jouw klanten maken. Op deze bonnen komt, indien Je Ons daar opdracht toe geeft, Jouw KvK-nummer te staan.
Je btw-nummer Bij afsluiten van een betaald jodiBooks pakket We bewaren jouw btw-nummer als bewijsstuk dat je ondernemer bent in Nederland.

Met jodiBooks kun Je bonnen voor Jouw klanten maken. Op deze bonnen komt, indien Je Ons daar opdracht toe geeft, Jouw btw-nummer te staan.
Je bankrekeningnummer Wanneer je betaalt voor een jodiBooks pakket We bewaren jouw bankrekeningnummer als bewijsstuk dat je ondernemer bent in Nederland.

Met jodiBooks kun Je bonnen voor Jouw klanten maken. Op deze bonnen komt, indien Je Ons daar opdracht toe geeft, Jouw bankrekeningnummer te staan.
2.4: Jouw acceptatie van de voorwaarden
Van Onze overeenkomst met Jou, maken de algemene voorwaarden, privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst deel uit. Om aan te kunnen tonen dat Jij hiermee akkoord bent gegaan, slaan Wij dit akkoord op. De belastingdienst kan bij ons een verzoek indienen om in te zien welke overeenkomsten Wij met Jou hebben gesloten. Deze gegevens over de overeenkomst bewaren Wij daarom gedurende zeven jaar als onderdeel van onze fiscale bewaarplicht.

We slaan op:
  • Het moment van acceptatie
  • Welke versie Je hebt geaccepteerd
  • De begeleidende tekst. Bijvoorbeeld “Ik ga akkoord met de Algemene Voorwaarden.”
  • De context waarin Je dat hebt gedaan (Zie kolom “Wanneer”)
Wat Wanneer Wat doen we ermee
Acceptatie van de algemene voorwaarden Bij registratie
Bij afsluiten van een jodiBooks pakket
Op het moment dat een nieuwe versie van de algemene voorwaarden van kracht wordt
We bewaren dit om aan te kunnen tonen dat jij akkoord bent gegaan met de algemene voorwaarden.
Acceptatie van de privacyverklaring Bij registratie
Bij afsluiten van een jodiBooks pakket
Op het moment dat een nieuwe versie van de privacyverklaring van kracht wordt
We bewaren dit om aan te kunnen tonen dat jij akkoord bent gegaan met de privacyverklaring.
Acceptatie van de verwerkersovereenkomst Bij registratie
Bij afsluiten van een jodiBooks pakket
Op het moment dat een nieuwe versie van de verwerkersovereenkomst van kracht wordt
We bewaren dit om aan te kunnen tonen dat jij akkoord bent gegaan met de verwerkersovereenkomst.
2.5: Historie en betaalgegevens
Als onderdeel van Onze fiscale verplichtingen, moeten Wij financiële transactiedetails bewaren. Zowel de gegevens op papier als de digitale gegevens horen bij Onze administratie. Het gaat hier om Jouw bestelhistorie, betaalgegevens en betalingen. Deze gegevens bewaren Wij gedurende zeven jaar als onderdeel van Onze fiscale bewaarplicht:

  • De datum waarop Je een jodiBooks pakket bij ons hebt besteld en de ingangsdatum van dat pakket.
  • De prijzen en kortingen die op Jouw jodiBooks pakket(en) van toepassing waren gedurende de looptijd van het pakket.
  • Het BTW tarief van toepassing op Jouw pakket(en) gedurende de looptijd.
  • De datum waarop Je Jouw jodiBooks pakket bij ons hebt opgezegd en de einddatum van dat pakket.
  • De betalingen die Jij aan ons gedaan hebt, het bankafschrift en de gegevens die daarop staan (bankrekeningnummer, naam, omschrijving) en de tussentijdse en uiteindelijke statussen van deze betaling.
2.6: Website activiteit
Daarnaast registreren Wij sommige van Jouw activiteiten in onze Diensten.

  • Als onderdeel van onze fiscale verplichtingen, moeten we aan kunnen tonen dat je ondernemer bent in Nederland. Je IP-adres is voor ons een extra middel om aan te kunnen tonen dat onze Diensten aan Jou belast zijn in Nederland. Deze gegevens bewaren we gedurende zeven jaar als onderdeel van onze fiscale bewaarplicht.
  • Ook kunnen We dit gebruiken als hulpmiddel om misbruik vast te stellen of te voorkomen.
Wat Wanneer Wat doen we ermee
Moment van registratie en IP-adres op moment van registratie Bij registratie We kunnen deze gegevens gebruiken als hulpmiddel indien Je problemen ervaart met de website.
Momenten van login en IP-adres op moment van login Elke keer dat je inlogt We kunnen deze gegevens gebruiken als hulpmiddel indien Je problemen ervaart met de website.
Verificatie van je e-mailadres en IP-adres op moment van verificatie Bij verificatie
Bij wijziging van je e-mailadres
We vragen dit en slaan dit op om er zeker van te zijn dat onze correspondentie naar Jou naar een geldig e-mailadres wordt gestuurd waar Jij toegang toe hebt.
  • Om Je beter van dienst te zijn, houden Wij bovendien bij op wat voor manier Je onze website bezocht. Wanneer Je geen klant meer bij ons bent, verwijderen we deze gegevens na drie maanden, of eerder wanneer Je ons daar Schriftelijk om verzoekt.
Wat: Wanneer Wat doen we ermee
Browser en apparaat type Bij registratie, inloggen en gebruik van jodiBooks Diensten Wij willen hiermee inzicht krijgen in hoe we de website kunnen verbeteren. Ook helpt deze informatie ons eventuele problemen met browsers en apparaat typen sneller te kunnen ontdekken.
2.7: Hoe beveiligen we ze
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@jodibooks.com.
2.8: Je gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@jodibooks.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, machine readable zone (de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Wij willen je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Artikel 3: Geautomatiseerde besluitvorming

De elektronische diensten van jodiBooks nemen geautomatiseerde besluiten. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld jij of een medewerker van jodiBooks) tussen zit.

De diensten nemen de volgende geautomatiseerde besluiten:

  • Automatische verlenging van Jouw jodiBooks abonnement, conform de algemene voorwaarden.
  • Automatisch factureren aan Jou, voor elke nieuwe periode van Jouw jodiBooks abonnement.
  • Automatisch verzonden herinneringen en ingebrekestellingen, wanneer Jij Jouw betaalverplichting aan Ons niet nakomt.
  • Automatisch blokkeren van jouw toegang tot de diensten, wanneer Jij in verzuim bent geraakt.
  • Automatisch opnieuw verkrijgen van toegang tot de diensten, wanneer Jij Jouw betaalverplichtingen alsnog nakomt.
In de toekomst willen wij meer delen van onze Diensten geautomatiseerde besluiten laten nemen. In dat geval zullen we deze privacyverklaring bijwerken en jou daarvan op de hoogte stellen.

Artikel 4: Sites van derden

Wij delen jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet aan andere derden, tenzij jij daar nadrukkelijk toestemming of opdracht voor hebt gegeven.
4.1: SoHosted
Wij maken gebruik van de diensten van SoHosted om onze website te hosten. Alle gegevens die onze elektronische Diensten automatisch verwerken, worden bij SoHosted opgeslagen. Wij hebben met SoHosted een verwerkersovereenkomst gesloten.
4.2: Stichting Mollie Payments
Wij maken gebruik van de diensten van Stichting Mollie Payments om betalingen aan ons te verzorgen. Wij geven Mollie echter géén opdracht persoonsgegevens te verwerken. De enige informatie die wij aan Mollie ter beschikking stellen, is het aan ons te betalen bedrag, een eventuele herhaalperiode (in geval van automatisch incasso) en de gewenste omschrijving op het bankafschrift.
4.3: AWS (Amazon Web Services)
Wij maken gebruik van S3 cloudopslag diensten van AWS (Amazon Web Services) om bestanden op te slaan. Dit zijn bijvoorbeeld de PDF's van bonnen en facturen en plaatjes van bijvoorbeeld je logo. Alle data wordt encrypted opgeslagen op servers binnen de EU.

Artikel 5: Social login

Het is mogelijk gebruik te maken van wat wij ‘social logins’ noemen. Je registreert je dan bij ons met een account van een derde partij. Momenteel is het mogelijk om bij ons te registreren en in te loggen met: Facebook, Instagram, Google. Of je koppelt na registratie alsnog een account van een derde partij. Dit heeft als voordeel voor jou dat je geen extra gebruikersnaam of wachtwoord hoeft te onthouden.

Wat betreft je privacy betekent dit het volgende.

  • Als je bij ons inlogt met een social login, dan weet de derde partij waarmee je inlogt dat je jodiBooks gebruikt.
  • Wij vragen, indien mogelijk, jouw naam en e-mailadres op bij de derde partij.
  • Wij vragen geen andere gegevens over jou op. We plaatsen geen berichten op jouw profiel.

Artikel 6: Cookies en andere technieken

Wij gebruiken alleen technische en functionele cookies, die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld dat je bent ingelogd, zodat je dat niet telkens opnieuw hoeft te doen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Wij zorgen ervoor dat de website ook zonder cookies naar behoren blijft functioneren.

Wij gebruiken Google Analytics op het publieke deel van onze website. Met Google Analytics kunnen wij zien welke publieke pagina’s het best bezocht worden en hoe gebruikers deze pagina bereikt of gevonden hebben. Op die manier kunnen we bijvoorbeeld bepalen of we de website moeten aanpassen om mensen te helpen de informatie te vinden die zij nodig hebben.

  • Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten.
  • Wij hebben uitgeschakeld:
    • dat Google Analytics gegevens met Google deelt.
    • dat Google de gegevens kan gebruiken om advertenties te personaliseren.
    • dat Google de gegevens met derden mag delen.
  • Wij hebben ingeschakeld:
    • dat de gegevens anoniem worden verwerkt.
  • Bij bezoek van het publieke deel van onze website wordt een cookie met de naam “_ga” in je browser opgeslagen. Deze cookie verloopt na twee jaar. (Dit tenzij je je browser anders hebt ingesteld.) Het doel van deze cookie is voor Google Analytics om te weten of je een terugkerende gebruiker bent. Op deze manier kunnen jouw gegevens anoniem verwerkt worden, maar is het toch mogelijk om bijvoorbeeld te weten dat een bezoeker dezelfde is als twee weken geleden.

Artikel 7: Wijzigingen in deze verklaring

Wij behouden het recht deze privacyverklaring te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen van de verklaring gelden ook voor reeds gesloten Overeenkomsten. Wij zullen jou minimaal 30 dagen voor een wijziging van de verklaring hiervan op de hoogte brengen. Als je de wijziging niet wilt accepteren, kun je tot de datum waarop de nieuwe verklaring ingaat de Overeenkomst ontbinden. De Overeenkomst eindigt dan op de datum waarop de nieuwe verklaring ingaat of op de datum dat wij jouw opzegging ontvangen als dat na de ingangsdatum van de wijziging is.